1.1.Цель и основание Цель – организация подписания электронных версий договоров, дополнительных соглашений, спецификаций к договорам для перехода на электронный документооборот по неформализованным документам в части договоров.

1.2.Термины и определения Термины, специфично определённые в данном документе, в тексте пишутся с заглавной буквы:

Таблица 1.1. Термины, специфично определённые в данном документе

Термин

Определение

Заказчик, Исполнитель

Стороны договора. ПАО «Силовые машины» и поставщик ПО для достижения цели ТЗ.

ТЗ

Данный документ

Информационная инфраструктура

Совокупность аппаратно-программных средств, необходимая для сдачи-приёмки на всех этапах работ и последующей эксплуатации Системы .

Контур

ПО компании СКБ «Контур» для подписания документов квалифицированной электронной подписью, внедренное в систему SAP ERP

КЭП

Квалифицированная электронная подпись

ОДОУ

Отдел документационного обеспечения управления- пользователи ЭССД

ЭССД

Электронная система согласования договоров - система электронного документооборота для согласования договоров на платформе OpenText

SAP ERP

Система управления ресурсами предприятия

OpenText by SAP

Система электронного документооборота

Общеупотребительные термины, не являющиеся аббревиатурами, в тексте пишутся со строчной буквы:

Таблица 1.2. Общеупотребительные термины

Термин

Определение

ПК

Персональный компьютер

ОС

Операционная система

СУБД

Система управления базами данных

Машина

Электронно-вычислительная машина, в данном случае персональный компьютер или мобильное устройство (телефон, планшет)



2. Требования к системе

2.1. Основные требования к функционалу

Функциональность должна обеспечивать следующие работы с договорами через ЭССД:

1.Договор запускается на согласование в ЭССД (реализовано);

2.Проходит согласование (реализовано);

3.Подписант подписывает договор КЭП в ЭССД (не реализовано)

4.После подписи данные автоматически передаются в систему SAP ERP в журнал неформализованных документов (не реализовано)

5.Менеджер заходит в журнал неформализованных документов, находит договор и нажимает кнопку отправить. Договор уходит контрагенту (не реализовано).



Детальное описание процесса:

1.Запуск на согласование

2.Согласование

3.На шаге «подписание», назначенного инициатору, нужно предусмотреть возможность или подписать по-старому чернилами и подложить скан оригинала, или передать руководителю на электронное подписание (с теми контрагентами, с кем уже есть договор об электронном взаимодействии).

4.Конвертация word в pdf

5.Подписание pdf подписантом средствами КЭП

6.Файл sig прикладывается к карточке в папку 02.Подписанный оригинал в ЭССД

7.В момент подписания вызывается ФМ в SAP, который создает новую запись в журнале неформализованных документов.

8.Строчка в журнале связывается с DataId договора в OpenText.

9.Менеджер нажимает кнопку “Отправить” в журнале неформализованных документов, по DataId договора в OpenText выгружаются бинарники договора и файла подписи.

10.После получения второй подписи (от контрагента) вручную или автоматически прикладывается к карточке в OpenText в папку 02.Подписанный оригинал в ЭССД.

11.ОДОУ (как и раньше) получает на своем шаге полный комплект документов – тут без изменений.

12.Как ОДОУ будет проверять 3 файла (pdf и 2 подписи) – открытый вопрос (например, через сайт Контура)



2.2. Дополнительные требования к функционалу

ПО должно быть выполнено на существующей базе SAP OpenText и SAP ERP. При этом:



1.Для конвертации в pdf используется стандартный механизм Renditions (конвертируются только Word файлы механизмом конвертации, предусмотренным в одном из проектов Заказчика «СУПД»).

2.Подписант нажимает "Подписать" в ОpenТext, затем менеджер нажимает "Отправить" в SAP в журнале

3.Пользователь, который осуществляет подписание, заведен в SAP и ему присвоена КЭП на стороне SAP.

4.Договора, подписываемые в электронном виде КЭП, отправляются только как Исходящие документы в Контур. Обратный сценарий не поддерживается.

5.Если несколько контрагентов в договоре, то будет браться только первый (не-инициатор). Несколько внешних подписантов не поддерживается.

6.Подписываемый КЭП документ должен вкладывается в папку «Документы для согласования» как 1 файл в формате Word. Объединение нескольких файлов в один не выполняется.