Необходимо создать общий ящик в домене где будут видны все пользователи и отображается цифра (количество непрочитанных писем). Пользователи уже имеются и все права для них прописаны. Попробую объяснить на примеру: имеем общую папку входящие (она будет работать на прием писем не для пользователя) а так же пользователей (менеджера 1, менеджера 2 менеджера 3 и менеджера 4), в первой строке менеджер 1-9 (9 непрочитанных писем), на второй строке менеджер 2-1 (1 непрочитанное письмо), и т.д. Авторизовываемся под менеджером 1 видим на первой строке менеджер 1 на следующей строке менеджера 2, на последующих строках менеджера 3 и менеджера 4, нажимая на менеджера 1 открывается почта менеджера 1 (папки: входящие, черновики, отправленные, удаленные, заметки и нежелательная почта) если имеет менеджер 1 доступ к менеджеру 3 то и его почту он может просматривать (в зависимости от прав), так как у него нету доступа к менеджеру 2 и менеджеру 4 он не может просматривать их ящики (то есть открытие этих ящиков для него невозможна), но все пользователи видели сколько непрочитанных писем либо нет непрочитанных (в этом случае не чего не отображается).