На фрилансе нет строгого распорядка дня, не нужно работать в офисе от звонка до звонка. Клиент платит за результат. То, как вы его достигаете, работаете ли ночью или днем, делаете задачу в последние дни перед дедлайном или равномерно распределяете нагрузку, — не имеет никакого значения.

Это здорово, да? Но тут фрилансера подстерегает ловушка, которая называется «синдром безработного». У людей с этим синдромом нарушается ритм дня, появляется потерянность. Человеку, который привык к офисному расписанию, иногда сложно организовать свое время без него.

Я психолог и консультирую людей по достижению целей. В своей работе я часто сталкиваюсь с распространенной ошибкой тайм-менеджмента. Его часто ограничивают лишь классическим вариантом, который ассоциируется со строгим распорядком и необходимостью «взять себя в руки/заставить себя». Действительно, некоторым это помогает, но многим — вредит. Строгие методики управления временем — не единственно существующие. И если вы не можете их применять, то это не значит, что вы не умеете планировать. В статье я расскажу про разные способы управления временем — строгие, гибкие и комбинированные.

Классический тайм-менеджмент или строгие методы планирования

Картина мира в классическом тайм-менеджменте похожа на завод: все четко, распланировано, рационально. Действительно, у классического тайм-менеджмента заметны корни из прошлого века, индустриальной эпохи, и он удобен для работы «больших машин» — корпораций.  Я не считаю, что он потерял актуальность, но такой вариант подходит не всем.

Кому и когда подходит классический тайм-менеджмент?

Личностные особенности. Если вы любите определенность, четкие условия и сроки, раскладываете все «по полочкам» в прямом и переносном смысле — отдайте предпочтение организации времени в ее строгом классическом варианте.

Рабочие ситуации. Дефицит времени на работу при высокой цене ошибки.

Примеры инструментов:

• Простая запись дел в календаре на определенное время.

• ALPEN: составление списка дел, присваивание приоритетов и делегирование. Подробнее можно прочитать здесь.

• SMART: методика постановки измеримых и достижимых целей. Подробнее можно прочитать здесь.

• Диаграмма Ганта: способ иллюстрирования плана проекта. Подробнее можно прочитать здесь.

Гибкие методы планирования

Клиенты мне иногда говорят — «Я творческая личность/тайм-менеджмент мне не подходит, значит, планировать мне бессмысленно». С точки зрения психологии и физиологии, человек нуждается в определенном ритме, значит, организовывать время всё-таки необходимо всем. Просто помните: придумано множество инструментов тайм-менеджмента, и это не обязательно жесткое расписание по минутам.

Главное в методах гибкого планирования — иметь некоторое количество дел, которые не строго распределены по времени. В каждый момент, когда вы решаете, чем заняться, выберите занятие по желанию.

Кому и когда подходит гибкий тайм-менеджмент?

Личностные особенности. Если вы любите спонтанные решения, а строгие рамки вызывают уныние, методы гибкого планирования — ваш вариант.

Рабочие ситуации. Творческая работа с непредсказуемым заранее процессом и результатом. Ситуации неопределенности, когда необходимо быстро менять план действий в зависимости от условий.

Примеры инструментов:

• Список дел на день или неделю: перечисляем списком все задачи на определенный срок и в дальнейшем выбираем из списка любую задачу по вашему желанию.

• «Креативная доска»: на доске или на виртуальном поле для записей фиксируем дела и идеи. Можно использовать стикеры и различные метки. Примеры виртуальных досок — trello.com, поля для рисования в планшетах и смартфонах.

• Дневник продуктивности: делайте записи в дневнике, чтобы подвести итоги дня. Метод особенно полезен для оценки результатов при гибком планировании.

Как сочетаются строгое и гибкое планирование?

И рациональное, и интуитивное поведение, как и гибкость и жесткость, свойственны всем людям, только в разной степени. Это означает, что каждый человек может применять оба вида планирования. Методы следует подбирать по личностным особенностям и конкретным ситуациям.

Фрилансеры ведут разные проекты, жизненные ситуации меняются, поэтому не стоит ограничивать себя одним способом организации времени. Строгое и гибкое планирование можно и нужно комбинировать:

• Если вам больше нравится спонтанность, применяйте строгое планирование, когда время на работу жестко ограничено, а в остальном используйте гибкие методы.
• Если ваш конек — рациональность, но творческие задачи не получается распланировать по минутам, не стоит расстраиваться. Используйте для таких задач гибкое планирование, а для остальных — строгое.
• Не рекомендую использовать строгое планирование во время отдыха. Даже если вы заняты тем, что нравится, мозг всё равно напрягается, следя за временными ограничениями. Так что если вы фанат рациональности, применяйте строгое планирование в рабочее время, а в свободное время попробуйте гибкое.
• Метод окон расписания: обозначьте в календаре или ежедневнике «занятые окна» со встречами и делами, которые нужно сделать в строго определенное время, и «пустые окна» с занятиями на выбор.

Резюме

• Планирование индивидуально для каждого человека;
• Классический тайм-менеджмент ограничивает восприятие организации времени;
• Кроме него есть более гибкие инструменты планирования;
• Пробуйте разные методы и инструменты, экспериментируйте с ежедневниками и программными средствами, чтобы найти подходящие;
• Если способ не помогает, просто откажитесь и попробуйте другой.

Что почитать по теме:

• А. Бишоф «Самоменеджмент. Эффективно и рационально»,
• Г. Архангельский «Тайм-драйв»,
• М. Ляхова-Трагель «Тайм-менеджмент в эпоху метамодернизма».

Автор — Мария Ляхова-Трагель, психолог по вопросам самоопределения, тренер. Консультирует, ведет тренинги очно и онлайн.