Full stack Project delivery
Система электронного документооборота, подписей и согласований
Добавлено
30 авг 2024 в 09:43
Задача:
Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для оптимизации процессов согласования документов
Цель:
Переход от бумажного к электронному документообороту с целью упрощения процессов согласования документов, улучшения прозрачности и повышения эффективности работы с документами внутри организации.
Решение
Cоздать и установить систему ЭДО на серверах организации или в облачной платформе.
Настроить роли пользователей и разрешения для обеспечения соответствующих уровней доступа для различных категорий пользователей.
Настроить рабочие процессы согласования документов в соответствии с внутренними процессами организации
.
Миграция данных:
Оцифровать существующие бумажные документы и импортировать их в систему ЭДО.
Обеспечить точное внесение всех соответствующих метаданных для каждого документа.
Обучение и поддержка пользователей:
Провести обучающие сессии для сотрудников по эффективному использованию системы ЭДО.
Предоставить руководства пользователя и справочные материалы.
Оказывать постоянную поддержку для решения возникающих вопросов и проблем на начальном этапе использования.
Автоматизация рабочих процессов:
Разработать и внедрить автоматизированные рабочие процессы для согласования документов, включая уведомления на каждом этапе процесса.
Настроить автоматическое отслеживание статусов и отчетность для обеспечения видимости текущих этапов согласования в режиме реального времени.
Безопасность и соответствие нормативным требованиям:
Внедрить меры безопасности для защиты конфиденциальных документов, включая шифрование и управление доступом.
Обеспечить соответствие системы ЭДО применимым нормативным требованиям и стандартам.
Мобильный доступ:
Обеспечить мобильный доступ к системе ЭДО через веб-интерфейс или мобильное приложение.
Обеспечить возможность безопасного просмотра и согласования документов с мобильных устройств.
Тестирование и обеспечение качества:
Провести тщательное тестирование системы ЭДО для проверки работоспособности всех функций.
Устранить любые выявленные ошибки или проблемы в ходе тестирования.
Запуск и поддержка после внедрения:
Реализовать поэтапный план запуска для обеспечения плавного перехода на новую систему.
Обеспечить поддержку после внедрения для решения возникающих проблем и сбора отзывов для постоянного улучшения.
Результат
Повышенная прозрачность и прослеживаемость статусов истории работы с документами.
Увеличение эффективности работы с документами и снижение зависимости от физического хранения.
Улучшение коммуникации между сотрудниками, работающими над общими документами.
Большая гибкость благодаря возможности согласования документов удаленно с мобильных устройств.
Ключевые показатели эффективности (KPI):
Сокращение среднего времени согласования документов.
Увеличение количества документов, обрабатываемых в электронном виде.
Уровень удовлетворенности пользователей после внедрения.
Соответствие требованиям безопасности и нормативным стандартам.
Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для оптимизации процессов согласования документов
Цель:
Переход от бумажного к электронному документообороту с целью упрощения процессов согласования документов, улучшения прозрачности и повышения эффективности работы с документами внутри организации.
Решение
Cоздать и установить систему ЭДО на серверах организации или в облачной платформе.
Настроить роли пользователей и разрешения для обеспечения соответствующих уровней доступа для различных категорий пользователей.
Настроить рабочие процессы согласования документов в соответствии с внутренними процессами организации
.
Миграция данных:
Оцифровать существующие бумажные документы и импортировать их в систему ЭДО.
Обеспечить точное внесение всех соответствующих метаданных для каждого документа.
Обучение и поддержка пользователей:
Провести обучающие сессии для сотрудников по эффективному использованию системы ЭДО.
Предоставить руководства пользователя и справочные материалы.
Оказывать постоянную поддержку для решения возникающих вопросов и проблем на начальном этапе использования.
Автоматизация рабочих процессов:
Разработать и внедрить автоматизированные рабочие процессы для согласования документов, включая уведомления на каждом этапе процесса.
Настроить автоматическое отслеживание статусов и отчетность для обеспечения видимости текущих этапов согласования в режиме реального времени.
Безопасность и соответствие нормативным требованиям:
Внедрить меры безопасности для защиты конфиденциальных документов, включая шифрование и управление доступом.
Обеспечить соответствие системы ЭДО применимым нормативным требованиям и стандартам.
Мобильный доступ:
Обеспечить мобильный доступ к системе ЭДО через веб-интерфейс или мобильное приложение.
Обеспечить возможность безопасного просмотра и согласования документов с мобильных устройств.
Тестирование и обеспечение качества:
Провести тщательное тестирование системы ЭДО для проверки работоспособности всех функций.
Устранить любые выявленные ошибки или проблемы в ходе тестирования.
Запуск и поддержка после внедрения:
Реализовать поэтапный план запуска для обеспечения плавного перехода на новую систему.
Обеспечить поддержку после внедрения для решения возникающих проблем и сбора отзывов для постоянного улучшения.
Результат
Повышенная прозрачность и прослеживаемость статусов истории работы с документами.
Увеличение эффективности работы с документами и снижение зависимости от физического хранения.
Улучшение коммуникации между сотрудниками, работающими над общими документами.
Большая гибкость благодаря возможности согласования документов удаленно с мобильных устройств.
Ключевые показатели эффективности (KPI):
Сокращение среднего времени согласования документов.
Увеличение количества документов, обрабатываемых в электронном виде.
Уровень удовлетворенности пользователей после внедрения.
Соответствие требованиям безопасности и нормативным стандартам.
