Нужна програмка (скрипт), которая будет заходить на сайт и проверять наличие свободных мест для записи, если место есть присылать уведомление.

Алгоритм примерно такой:

заходит на сайт
переход в нужный раздел,
ввод логин/пароль/капча
Далее выбор в выпадающем списке нужное поле
Если места есть появится ссылка -- отправляем уведомление на почту ("есть запись")
Если места нет -- сайт выведет сообщение красным текстом, что мест нет