1. Если письмо поступает от клиента у которого есть открытая сделка, но с другой темой письма всегда создавать новую сделку.
2. Если письмо пришло и есть несколько активных сделок, то по теме письма определить к какой сделке прикрепить.
3. Если письмо от клиента, который уже с этой почтой существует, то проверять привязку этого контакта к компании и привязывать в сделку компанию этого контакта.

Если есть возможность , при отклике указать ориентировочную стоимость и срок реализации