Веб разработка
Комплексная автоматизация процессов застройщика
Добавлено
21 окт 2023 в 17:25
ООО «Ареал-Девелопмент»
Краткая информация о клиенте:
Компания «Ареал-Девелопмент» - специализированный застройщик, ведущий свою деятельность на территории города Владивосток, насчитывает около 50 сотрудников и располагает несколькими офисами в черте города.
Данная компания относится к числу тех, кто идёт в ногу со временем и старается внедрять всё больше полезных инструментов, упрощающих и ускоряющих процессы компании.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Подрядчик выбирался на конкурсной основе среди 4 имеющихся в рейтинге Битрикс24 партнёров-интеграторов Битрикс24. Основанием для выбора являлась оптимальная ценовая категория, сроки реализации, опыт работы с другими застройщиками и скорость коммуникации. По итогам конкурса Заказчик выбрал именно нас. Компания «Ареал-Девелопмент» на момент подписания договора поставила главной задачей снижение время затрат на рутинные работы, например, по регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Цели и задачи проекта:
Процесс внедрения, особенности проекта
Решения:
1. Установка на коробочной версии 1С-Битрикс: Корпоративный портал;
2. Разработка и доработка документооборота;
3. Настройка бизнес-процессов;
4. Подключение сетевых папок;
5. Разработка отчета по эффективности работников сотрудников.
Описание проекта:
В первую очередь, решались задачи секретариата и топ-менеджмента компании. Технические трудности, увы, имелись. А возникли они в ходе подключения сетевых папок, так как мало кто из партнёров-интеграторов Битрикс24 знает, как решить данную задачу, и готовых ответов в интернете найти не удалось. Задачу решили силами своего отдела разработок.
Далее, Заказчик поставил чёткую задачу по подключению сетевых папок на Windows Server к общему Диску Битрикс24, подключению Active Directory, почты и календарей Exchange. А также настройки процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции, автоматизации процессов строительного контроля и процессов формирования документов, согласования протокола совещаний и массовой автопостановки задач по результатам согласования протокола совещаний.
Процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции включали в себя не только загрузку сканов текстовых писем, но и сложную систему их утверждения, доработок, согласований и постановки задач при необходимости.
Следующим шагом стала разработка процесса автоматизации произведения строительного контроля жилых помещений в новых домах. С помощью CRM-формы была организована запись клиентов «Ареал-Девелопмент» на проверку жилых и не жилых помещений. По окончанию проверки, менеджером вносятся все найденные недостатки в бизнес-процесс. Далее старший менеджер ставит задачи ответственным за устранение найденных ошибок в проверяемом помещении. По завершению работ, клиенту компании снова приходит СМС со ссылкой на CRM форму, которая предлагает записаться на повторный осмотр. Если проверка завершилась успешно и клиента все устраивает, автоматически происходит формирование и отправка документов.
Протестировав и опробовав в полной мере разработанную систему автоматизации произведения строительного контроля, Заказчик решил также автоматизировать систему составления и согласования протокола совещания. Система представляет собой бизнес-процесс, который заполняет секретарь во время совещания. Первоначально из Битрикс24 выбираются и вносятся в поля пользователи, исполняющие роль председателя совещания, участников и секретаря. Далее, есть возможность вести записи, оставлять комментарии, прикреплять документы и ставить задачи. По завершении совещания генерируется документ, в котором отражается все приложенные данные, данные о участниках и поставленных задачах. Затем, происходит отслеживание, выполнение поставленных задач руководителями и решение всех поставленных вопросов.
После разработки системы KPI, было решено разработать отчёт по эффективности работы сотрудников.
Для обучения пользователей применялись выездные мероприятия, где организовывались подключения к корпоративной среде, сопровождение запуска и обучение персонала стандартным и разработанным нами инструментам Битрикс24.
На данный момент, активнее всего используются разделы «задачи и проекты», «рабочие группы», разработанные нами «бизнес-процессы» и также разрабатывается инструмент для подписания документов электронно-цифровой подписью.
Используемый функционал:
Заказчик доволен реализацией проекта и намерен продолжать совместную работу по его развитию.
Преимущества от внедрения
Коробочное издание позволило получить больший доступ и возможности для пользования Битрикс24. Автоматизация процессов дала больше времени для других работ менеджерам компании, соответственно, ускорилась и упростилась работа всех отделов компании «Ареал Девелопмент». С помощью отчетов по эффективности, руководители компании полностью контролируют работу сотрудников, количество задач и затраченное на них время.
Отзыв руководителя компании ООО «Ареал-Девелопмент»
По словам заказчика, внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании, оно помогло структурировать базу данных компании и наладить документооборот.
Краткая информация о клиенте:
Компания «Ареал-Девелопмент» - специализированный застройщик, ведущий свою деятельность на территории города Владивосток, насчитывает около 50 сотрудников и располагает несколькими офисами в черте города.
Данная компания относится к числу тех, кто идёт в ногу со временем и старается внедрять всё больше полезных инструментов, упрощающих и ускоряющих процессы компании.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Подрядчик выбирался на конкурсной основе среди 4 имеющихся в рейтинге Битрикс24 партнёров-интеграторов Битрикс24. Основанием для выбора являлась оптимальная ценовая категория, сроки реализации, опыт работы с другими застройщиками и скорость коммуникации. По итогам конкурса Заказчик выбрал именно нас. Компания «Ареал-Девелопмент» на момент подписания договора поставила главной задачей снижение время затрат на рутинные работы, например, по регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Цели и задачи проекта:
- Взять контроль над задачами в свои руки;
- Автоматизировать документооборот;
- Ускорить типовые процессы по регистрации корреспонденции;
- Перевести протокол совещаний в электронный вид;
- Внедрить систему KPI;
- Перейти в единую корпоративную среду. Избавиться от лишнего ПО.
Процесс внедрения, особенности проекта
Решения:
1. Установка на коробочной версии 1С-Битрикс: Корпоративный портал;
2. Разработка и доработка документооборота;
3. Настройка бизнес-процессов;
4. Подключение сетевых папок;
5. Разработка отчета по эффективности работников сотрудников.
Описание проекта:
В первую очередь, решались задачи секретариата и топ-менеджмента компании. Технические трудности, увы, имелись. А возникли они в ходе подключения сетевых папок, так как мало кто из партнёров-интеграторов Битрикс24 знает, как решить данную задачу, и готовых ответов в интернете найти не удалось. Задачу решили силами своего отдела разработок.
Далее, Заказчик поставил чёткую задачу по подключению сетевых папок на Windows Server к общему Диску Битрикс24, подключению Active Directory, почты и календарей Exchange. А также настройки процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции, автоматизации процессов строительного контроля и процессов формирования документов, согласования протокола совещаний и массовой автопостановки задач по результатам согласования протокола совещаний.
Процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции включали в себя не только загрузку сканов текстовых писем, но и сложную систему их утверждения, доработок, согласований и постановки задач при необходимости.
Следующим шагом стала разработка процесса автоматизации произведения строительного контроля жилых помещений в новых домах. С помощью CRM-формы была организована запись клиентов «Ареал-Девелопмент» на проверку жилых и не жилых помещений. По окончанию проверки, менеджером вносятся все найденные недостатки в бизнес-процесс. Далее старший менеджер ставит задачи ответственным за устранение найденных ошибок в проверяемом помещении. По завершению работ, клиенту компании снова приходит СМС со ссылкой на CRM форму, которая предлагает записаться на повторный осмотр. Если проверка завершилась успешно и клиента все устраивает, автоматически происходит формирование и отправка документов.
Протестировав и опробовав в полной мере разработанную систему автоматизации произведения строительного контроля, Заказчик решил также автоматизировать систему составления и согласования протокола совещания. Система представляет собой бизнес-процесс, который заполняет секретарь во время совещания. Первоначально из Битрикс24 выбираются и вносятся в поля пользователи, исполняющие роль председателя совещания, участников и секретаря. Далее, есть возможность вести записи, оставлять комментарии, прикреплять документы и ставить задачи. По завершении совещания генерируется документ, в котором отражается все приложенные данные, данные о участниках и поставленных задачах. Затем, происходит отслеживание, выполнение поставленных задач руководителями и решение всех поставленных вопросов.
После разработки системы KPI, было решено разработать отчёт по эффективности работы сотрудников.
Для обучения пользователей применялись выездные мероприятия, где организовывались подключения к корпоративной среде, сопровождение запуска и обучение персонала стандартным и разработанным нами инструментам Битрикс24.
На данный момент, активнее всего используются разделы «задачи и проекты», «рабочие группы», разработанные нами «бизнес-процессы» и также разрабатывается инструмент для подписания документов электронно-цифровой подписью.
Используемый функционал:
- Система постановки и контроля задач;
- CRM (передача объекта);
- Файловое хранилище;
- Раздел "бизнес-процессы";
- Новостная лента и корпоративный чат.
- Регистрация корреспонденции ускорилась и упростилась;
- Сотрудники компании работают в единой корпоративной среде;
- Быстрее согласовывается и формируется протокол совещаний;
- Работа подрядчиков стала более контролируема. Все взаимоотношения с ними чётко фиксируются в системе;
- Руководители подразделений взяли под контроль своих подчинённых и видят их эффективность работы;
- Упростилась постановка задач, оптимизирован контроль над выполнением этих задач.
Заказчик доволен реализацией проекта и намерен продолжать совместную работу по его развитию.
Преимущества от внедрения
Коробочное издание позволило получить больший доступ и возможности для пользования Битрикс24. Автоматизация процессов дала больше времени для других работ менеджерам компании, соответственно, ускорилась и упростилась работа всех отделов компании «Ареал Девелопмент». С помощью отчетов по эффективности, руководители компании полностью контролируют работу сотрудников, количество задач и затраченное на них время.
Отзыв руководителя компании ООО «Ареал-Девелопмент»
По словам заказчика, внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании, оно помогло структурировать базу данных компании и наладить документооборот.
